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Papier reduzieren im Homeoffice: Artikel scannen, PDFs bearbeiten, Dokumente archivieren

(Lesedauer: 5 Minuten)

(Zuletzt aktualisiert am 28. Februar 2021)

In den letzten Monaten habe ich eine Menge alter Skripten und wissenschaftlicher Artikel eingescannt, dann die Scans nachbearbeitet und digital archiviert. Meine Ziele bei der Aufräum- und Ausmist-Aktion: Mehr Luft und Platz in meinem Büro bekommen, das viele Papier loswerden, aber gleichzeitig das Wissen behalten.

Nachfolgend beschreibe ich meinen Workflow dafür. Vielleicht ist das eine Anregung für Dich, wenn Du ebenfalls einen Schritt in Richtung papierloses (oder zumindest papier-reduziertes) Büro gehen möchtest?

Die Ausgangssituation

Nach meinem ersten Studium der Ethnologie (vor inzwischen über 25 Jahren) war ich Südamerika-Expertin und habe auf der halben Welt Artikel zu meinem Fachgebiet gesammelt: Manche dieser Artikel sind in kleinen Auflagen von eher unbekannten Fachzeitschriften erschienen, Buchkapitel und Manuskripte sind häufig nicht online verfügbar, sondern nur richtig schwer aufzutreiben. Es hat damals ganz schön viel gekostet (Zeit und Geld), diese Sammlung zusammenzutragen, und es steckt viel Herzblut darin.

Als meine Regale im Büro aus allen Nähten zu platzen begannen (und „zufällig“ zeitgleich mit einem Umzug), habe ich Vieles aussortiert, aber von Anderem konnte ich mich einfach nicht trennen. Vielleicht geht es Dir so oder so ähnlich mit manchen Deiner Papiere und Unterlagen? Du brauchst sie eigentlich nicht mehr, kannst sie aber auch nicht einfach wegwerfen?

Mein Ziel war jedenfalls: Regalmeter frei bekommen, Papier reduzieren, aber das darin enthaltene Wissen weiterhin verfügbar haben. In vier Schritten habe ich Stück für Stück meine Papierberge abgearbeitet.

Sichten und Reduzieren

Zu Beginn meines Entrümpelungs-Projektes hatte ich neun große Umzugskartons voller alter Ordner und Mappen. Diese Kartons standen in der neuen Wohnung an der Wand im Flur entlang aufgestapelt, drei Kartons lang, drei hoch, dekorativ mit einem schönen Tuch bedeckt: Ein Berg mit mir nur vage bewusstem Inhalt und mit einer gehörigen Portion „das ist so viel, ich habe gar keine Zeit dafür, das werde ich doch nie schaffen!“ behaftet. Dann habe ich eine Podcastepisode von Claudia Kauscheder gehört, in der sie über vier Techniken spricht, wie man mit solchen „Altlasten“ umgehen kann.

Der Podcast hat mich dazu motiviert, über mehrere Wochen hinweg systematisch in kleinen Schritten die Kisten zu leeren. Jeden Tag, gleich als Erstes in der Früh, habe ich mir eine Stunde dafür Zeit genommen: EINE Stunde, mit Wecker getimed, nicht länger. Es war erstaunlich, wie relativ schnell die Stapel geschmolzen sind. Es war täglich nur ein relativ geringer Aufwand, mit einer in Summe großen Wirkung. Ordner für Ordner, Mappe für Mappe habe ich aus den Kisten genommen und das darin enthaltene Papier auf sechs Stapel sortiert:

  1. zum Wegwerfen*;
  2. zum Shreddern und danach Wegwerfen: Papiere mit persönlichen Inhalten oder personenbezogenen Daten. Hierfür habe ich mir einen Partikelshredder in Papierkorbgröße zugelegt;
  3. zum Scannen: A4 einseitig bedruckte Seiten;
  4. zum Scannen: A4 doppelseitig bedruckte Seiten;
  5. zum Scannen: andere Formate als A4.
  6. zum Aufbewahren in Papierform: Aus neun Umzugskisten ist nur ein Stapel A4 Blätter von 15 cm Höhe übrig geblieben, den ich als Papier aufbewahren möchte.

*Den Stapel „zum Wegwerfen“ habe ich nur zum Teil weggeworfen: Einseitig bedruckte Blätter verwende ich sowieso noch einmal, z.B. zum Ausdrucken und Korrigieren von Entwürfen. Bei dieser Aktion ist aber so viel Papier zusammengekommen, dass ich den Großteil an RE/BLOCK gespendet habe (https://reblock.at), eine Grazer Firma, die daraus neue Notizbücher und Notizblöcke bindet.

Weil ich das so eine coole Recycling-Idee finde und möchte, dass RE/BLOCK bekannter wird, verschenke je einen RE/BLOCK Notizblock (Format A7; selbst gekauft) an die ersten fünf Personen, die einen Kommentar unter diesem Artikel hinterlassen.

EDIT: Die ersten fünf Kommentare wurden geschrieben, die Blöcke sind verschickt. Danke fürs Kommentieren!

„Jedes Blatt verdient eine zweite Chance.“ Bei RE/BLOCK wird einseitig bedrucktes Papier zu neuen Notizblöcken gebunden.

Die Idee hinter diesem Sortieren: Bei großen Scannern/Kopiergeräten, wie es sie an Universitäten oder in Copyshops gibt, kann man einseitig und zweiseitig bedruckte A4 Seiten in großen Mengen einlegen und sehr rasch scannen lassen. Durchs Vorsortieren spart man also später jede Menge Zeit.

Ich habe im Copyshop ein ganz kurzes Video gedreht, damit Du eine Vorstellung davon bekommst, WIE schnell die großen Geräte scannen können. (Die Vorlage, eine Buchkopie, war in diesem Fall sogar doppelseitig bedruckt!)

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Sonderformate muss man Seite für Seite einzeln einlegen, was erheblich länger dauert.

Scannen

Das Scannen ist eine klassische „make or buy“ Entscheidung: Machst Du es selbst oder kaufst Du die Dienstleistung zu? Scannst Du im (Home)Office oder extern auf professionellen, großen Geräten? Es ist auch eine Frage von Zeit und Geld: Wie viel Zeit kannst Du selbst investieren? Wie dringend ist es? Kannst/willst Du ein Budget dafür einplanen?

Ein kleiner Drucker/Scanner zu Hause ist praktisch, aber meist sehr langsam. Daher empfehle ich, wenn Du mehrere Hundert Seiten zu scannen hast, sie extern einzuscannen oder scannen zu lassen.

Ich lebe in einer Universitätsstadt, wo ich zu einem sehr günstigen Preis (3 Cent/Seite) im Uni-Copyshop scannen kann. In den meisten größeren Städten gibt es Copyshops: Erkundige Dich nach den Preisen, vielleicht bekommst Du auch einen Rabatt, wenn Du sehr viel zu scannen hast.?Oder vielleicht übernimmt der Copyshop das Scannen sogar als Dienstleistung?

Ich selbst habe meinem halbwüchsigen Sohn mit dem Scannen einen „Sommerjob“ verschafft. Ansonsten könnte ich mir auch vorstellen, das Scannen als „Studentenjob“ zu einem günstigen Stundenlohn zu inserieren.

Wichtig beim Scannen zu beachten: Moderne Scanner haben meist eine so genannte OCR Erkennung bereits eingebaut, das heißt sie erkennen den Text und speichern die Seiten nicht als Bilder sondern als Texte. Das reduziert die Dateigröße und ermöglicht es später z.B. den Text nachzubearbeiten oder in PDFs zu markieren. Schau mal, ob Dein Scanner im (Home-)Office das kann, erkundige Dich im Copyshop wie Du das einstellen kannst, oder frag bei Deinem Dienstleister nach.

Die Scans wirst Du wahrscheinlich auf einem USB-Stick speichern können, manchmal können die Scanner sie auch per E-Mail verschicken. (Zum Beispiel auf Universitäten, wenn Du dort fürs Studium eingeschrieben bist.)

Die Scans überprüfen und nachbearbeiten

Das Nachprüfen ist ein wirklich wichtiger Schritt, bevor Du das Papier endgültig entsorgst! Beim Scannen auf großen Geräten kann immer mal was passieren, zum Beispiel: zwei Seiten wurden gemeinsam eingezogen (und eine Seite fehlt dadurch im Scan); Seiten wurden schief eingezogen; es klebte noch irgendwo ein Post-it drauf und verdeckt jetzt einen Teil des Textes.

Bei sehr großen Mengen Papier ist es dabei sehr wichtig, dass die Seiten nach dem Scannen wieder in derselben Reihenfolge abgelegt wurden wie sie vor dem Scannen waren. Dann kann man die Dokumente und Papiere Seite für Seite durchgehen. Sind die Papiervorlagen durcheinandergekommen, wird das Vergleichen extrem mühsam, wenn nicht unmöglich.

Zum Überprüfen und Nachbearbeiten der PDFs verwende ich am liebsten die integrierte „Vorschau“ am Mac. Für Windows gibt es natürlich auch Programme zum Bearbeiten von PDFs, wie den Adobe Writer oder das kostenlose Programm PDF24. Aber so bequem wie mit der Vorschau am Mac ist das alles nicht. 😁

Im Video zeige ich Dir einige Handgriffe zum Nachbearbeiten der PDFs am Mac.

YouTube

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Die gescannten Dateien archivieren

Danach gilt es noch zu überlegen, wie Du die frisch angelegten Dateien archivieren möchtest, damit nicht im Katastrophenfall Deine ganze Arbeit umsonst war.

Die grundlegenden Fragen hierfür sind: Brauchst Du die Dateien auf verschiedenen (mobilen) Geräten? Musst Du sie mit jemand teilen? Je nach Sensibilität der Dateien bieten sich verschiedene verschlüsselte oder unverschlüsselte Cloudspeicher an.

Für die Archivierung (Deiner Dateien überhaupt) solltest Du auf jeden Fall die bekannte 3-2-1 Regel befolgen: Mindestens drei Datenkopien auf mindestens zwei Speichermedien, davon eines extern aufbewahrt. Also beispielsweise eine Kopie auf Deinem Laptop und zwei weitere auf externen Festplatten, von denen Du eine nicht im Homeoffice lagerst, sondern im Wochenenddomizil/ bei Deinen Eltern/ bei guten Freunden. Oder eine Kopie am Laptop, eine auf einer externen Festplatte, eine auf einem Cloudspeicher. Mit dieser verteilten Aufbewahrung Deiner Backups minimierst Du das Risiko, dass alles auf einmal futsch ist.

Das Ergebnis

Das Ergebnis sind mehrere frei gewordene Regalmeter, die bereit sind, neues Wissen aufzunehmen.

Wann nimmst Du Deine Papierberge in Angriff?

Schreib mir, welche Erfahrungen Du mit dem Reduzieren von Papier gemacht hast. Welches Programm kannst Du für Windows empfehlen, mit dem das Bearbeiten von PDFs ähnlich einfach funktioniert wie mit der Vorschau am Mac?

11 Gedanken zu „Papier reduzieren im Homeoffice: Artikel scannen, PDFs bearbeiten, Dokumente archivieren“

    1. Wenn Du ihn davon überzeugen kannst, ist so eine Hilfskraft eine wunderbare Sache. Das Vorher-Aussortieren und das Nachher-Überprüfen wird Dir allerdings wahrscheinlich nicht erspart bleiben. Auf die oben beschriebene Art und Weise ist es schon auch ein ziemlicher Zeitaufwand für die Texte und Dokumente, die man behalten will. Aber die Belohnung ist weniger Zeug in den Regalen. Liebe Grüße, Gabi

  1. Liebe Gabi,
    wow. Vielen Dank für diese Anregung und die detaillierte Anleitung!
    Ich trenne mich sehr ungern von Papierunterlagen. Bei mir ist vor allem das Aussortieren das Problem. So viele Entscheidungen. Will ich das behalten? Werde ich das wieder brauchen? Werde ich das ganz sicher nie wieder brauchen? Und wenn vielleicht doch?
    Ich fand es vor Kurzem sehr nett, meine Rechnungen von vor 20 Jahren ausgraben zu können, um zu sehen, welche meine allerersten Rechnungen waren. 😉
    Im Arbeitszimmer habe ich ja noch ein bisschen Platz. Von daher schiebe ich das noch vor mich hin. Auf die Idee meine Papierstapeln in einem Copyshop zu scannen, wäre ich nie gekommen. Klasse! Wir haben sogar einen um die Ecke …
    Apropos, ich wusste gar nicht, dass du Südamerika-Expertin. Sag bloß, du kannst Spanisch und ich erfahre es erst jetzt! 😉
    Was du vielleicht von mir noch nicht weißt: ich liebe Hefte und Spiralblöcke und Notizblöcke und alles was mit Papier zu tun hat. Ich hoffe, du verschickst auch außerhalb Österreichs. 😉
    Ganz liebe Grüße und ich freue mich schon auf deinen nächsten Artikel!

    Marta

    1. Liebe Marta, du bist eindeutig eine Behalterin wie ich. Aber mit Hilfe eines Selbstorganisations-Programmes, das wir beide gut kennen 😉 ist es mir dann leichter gefallen, auszusortieren. Trotzdem ist es nicht von heute auf morgen gegangen, sondern hat – mit Pausen – doch einige Jahre gedauert, Schrittchen für Schrittchen, bis ich den Prozess abschließen konnte. Meine aus allen Nähten platzenden Regale haben mich motiviert, und der Umzug (vor mittlerweile über 3 Jahren) hat den Anlass geboten, den Prozess zu starten. Wenn Du noch genug Platz in Deinem Büro hast, ist ja der Leidensdruck noch nicht sehr hoch, dann kannst Du mit Sicherheit noch ein paar Jahre warten. 🙂

      Klar verschicke ich auch außerhalb Österreichs! Sehr gerne! (Du hast Kommentar Nr. 2 verfasst.)

      Und im übrigen: Ich spreche Portugiesisch und „Portunhol“. Soll heißen: Ich habe zwar auf der Uni Spanisch gelernt und wollte ursprünglich in Mexiko forschen. Dann hat es mich aber nach Brasilien verschlagen, und mein Spanisch klingt inzwischen heftig nach Portugiesisch. Aber gib mir 2-3 Tage Aufenthalt in einem spanisch-sprachigen Land, dann geht auch Spanisch wieder ganz gut.

      Liebe Grüße, Gabi

  2. Hallo Gabi,
    es ist wahrscheinlich Schicksal, dass mir dein Blogartikel ins Auge stach. Nach meinem Umzug stehen nun 5 Umzugskartons mit Papierkram in meinem neuen Arbeitszimmer, die mich vorwurfsvoll anblicken und mir drohen, dass wenn ich ihrer nicht Herrin werde, sie mir auf ewig einen Strich durch die Rechnung machen bei meinem Wunsch nach einem gemütlichen Arbeitszimmer. Die Papierberge sollen also weg. Nur kann ich mich so schlecht von altem Wissen trennen. Meine Epson Scannersoftware wurde leider nach Mac El Capitan nicht mehr erneuert und abfotografieren funktioniert auch nicht so gut, weil Mac es dann nur in riesige PDF-Formate umwandelt. Aber dieses externe Einscannen ist echt eine Idee! Echt krass, wie schnell das geht! Bringe ich da meinen USB-Stick mit? Machen die da keinen Stress, weil sie Angst vor Viren haben? Auch die 3,2,1 Regel ist super. Es hat mich daran erinnert, mir auch diesbezgl. Gedanken zu machen.
    Jedenfalls danke für deinen Artikel und ich kann mich Marta nur anschliessen- Ethnologin…. was du so alles treibst! Respekt!

    Liebe Grüsse aus Deutschland sendet dir
    Maureen

    1. Hey Maureen, super dass Dich das Thema anspricht! Ja, im Copyshop habe ich meinen mitgebrachten USB-Stick am Kopierer/Scanner angesteckt. Da gab es gar keine Warnhinweise oder Ähnliches. Ich denke mal, dass die dort ihre Sicherheitseinstellungen haben werden. Ich bin mir auch nicht sicher, auf welchem Betriebssystem solche Scanner laufen und ob die auf z.B. Windows-Viren überhaupt anfällig sind. Zur Sicherheit würde ich im Copyshop fragen, wie sie das handhaben.
      Ich bin gespannt, wie es bei Dir weitergeht und wie schnell Du Deine Papierberge los wirst, halte mich auf dem Laufenden! Liebe Grüße, Gabi

  3. Liebe Gabi,
    Vielen Dank fürs Teilen deiner Erfahrungen und die guten Tipps. Ich bin Lehrerin und Coach und habe auch verschiedene Papierberge und alte Materialien, die ich jedoch tw. noch verwende. Das Ausmisten nehme ich mir für mein Sabbatical ab September vor und die Idee mit dem Einscannen im Copy-Shop find ich wirklich eine Überlegung wert. Liebe Grüße

    1. Hallo Doris, schön dass Du hie vorbeischaust. Die Uni-Copyshops haben meist die mit Abstand günstigsten Preise fürs Scannen, das ist für Dich in der Nähe einer großen Universitätsstadt sicher interessant. Auf einer Uni hier in Graz war das Scannen sogar eine Zeit lang kostenlos, dann haben sie eine sehr geringe Gebühr eingeführt. Alles, was Du noch verwendest, musst Du ja nicht aussortieren. Aber das Sichten und Entscheiden dauert, und ist eine oft mehr oder weniger emotionale Reise in die Vergangenheit. Schön, wenn Du Dir ab Herbst Zeit dafür nehmen möchtest! Liebe Grüße, Gabi

  4. Liebe Gabriele,
    ich trage mich schon länger mit dem Gedanken, meine Unterlagen zu digitalisieren. An meine Tochter als Hilfskraft habe ich schon gedacht.
    Was mir Kopfzerbrechen bereitet ist das Benennen der gescannten Dateien, sowie das Zusammenführen mehrseitiger Dokumente.
    Wie bist Du damit umgegangen?
    Liebe Grüße Gönna

    1. Die gescannten Dateien bekommen beim Speichern vom Scanner zunächst nichtssagende alphanumerische Namen. Jeder Stapel, den ich oben einlege, wird nicht als lauter einzelne Seiten abgespeichert, sondern als EIN zusammenhängendes PDF-Dokument mit vielen Seiten. (Oder was meintest Du mit „Zusammenführen mehrseitiger Dokumente“?) Meine Aufgabe ist dann nicht, mehrseitige Dokumente zusammenzuführen, sondern ein großes Dokument, das mehrere Artikel umfasst, in kleinere Dokumente aufzuteilen. Wie ich das normalerweise mache, zeige ich in dem Video oben.
      Die Dateien, die da rauskommen, benenne ich je nachdem was sie beinhalten:
      Kopien von Artikeln oder Büchern bekommen von mir das jeweilige „Literaturzitat“, meist in Kurzfassung. Also z.B. der Buchtitel „Jackson 1983 – The fish people.pdf“ Die ganze wissenschaftliche Literatur speichere ich im Übrigen in Citavi ab, einem Literaturverwaltungsprogramm, aber das würde hier jetzt zu weit führen.
      Andere Mitschriften, Dokumente, Zeitungsausschnitte etc. bekommen einen jeweils sprechenden Namen (worum geht es in dem Dokument?) und kommen dann in verschiedene Ordner auf der Festplatte: Studium, Familie, Bedienungsanleitungen,…. Manche kleinere Dokumente sowie Rezepte speichere ich direkt als PDF in Evernote. Evernote kann auch PDFs und Dokumente durchsuchen! Das hilft enorm, wenn ich ein Rezept für eine bestimmte Zutat suche.
      Konnte ich Deine Fragen beantworten? Liebe Grüße, Gabi

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